Chức năng, nhiệm vụ của Phòng Hành chính - Quản trị
Đăng lúc: 16/03/2023 (GMT+7)
Phòng Phòng Hành chính - Quản trị là đơn vị tham mưu giúp Hiệu trưởng thực hiện các công tác: Hành chính - tổng hợp; văn thư, lưu trữ; đối nội, đối ngoại và lễ tân, khánh tiết; cơ sở vật chất
CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ CỦA PHÒNG HÀNH CHÍNH – QUẢN TRỊ
I. Chức năng
Phòng Hành chính – Quản trị là đơn vị tham mưu, giúp việc cho Hiệu trưởng thực hiện: Công tác Quản lý hành chính; công tác kế hoạch tổng hợp, văn thư lưu trữ; công tác đối nội, đối ngoại; công tác quy hoạch, đầu tư xây dựng cơ bản, phát triển và sử dụng cơ sở vật chất trang thiết bị của Trường; quản lý đất đai, quản lý các hoạt động mua sắm, lắp đặt, quản lý tài sản, trang thiết bị và theo dõi hiệu quả sử dụng các tài sản thiết bị của Trường; Ổn định môi trường học tập, an ninh, an toàn tài sản, y tế, vệ sinh môi trường, quân sự quốc phòng và phòng cháy chữa cháy.
II. Nhiệm vụ
1. Công tác hành chính – tổng hợp
- Tổng hợp báo cáo tháng của các đơn vị (theo lịch các đơn vị gửi bản cứng và bản mềm vào ngày 26 hàng tháng); Tổng hợp báo cáo tổng kết năm học, năm hành chính của các đơn vị; xây dựng kế hoạch năm học của Nhà trường; Tham mưu ban hành các văn bản của Trường theo chức năng nhiệm vụ.
- Thư ký các cuộc họp của Hội đồng sư phạm Nhà trường, các cuộc họp của Ban Giám hiệu, họp giao ban, các buổi làm việc của lãnh đạo Nhà trường.
- Cấp giấy giới thiệu, giấy đi đường cho viên chức, người lao động Nhà trường; Ký thừa lệnh Hiệu trưởng các loại giấy công lệnh đi công tác.
- Y sao các văn bản của Nhà trường ban hành; sao lục các văn bản để phục vụ các hoạt động của Nhà trường.
- Quản lý phương tiện công; chuẩn bị thủ tục, tài liệu, hậu cần phục vụ lãnh đạo đi công tác.
- Thực hiện HĐ in phôi văn bằng, chứng chỉ của các đơn vị đào tạo theo đề nghị đã được phê duyệt.
2. Công tác văn thư, lưu trữ
- Xác nhận chữ ký của viên chức, người lao động Nhà trường trong các văn bản được phép; kiểm tra thể thức, tính hợp pháp của công văn đi; trình duyệt, ký, nhân bản đúng số lượng, vào sổ theo dõi và gửi công văn đi.
- Theo dõi, quản lý, vào sổ công văn đến để trình Hiệu trưởng, chuyển công văn đến các đơn vị chức năng, các cá nhân (qua hệ thống phần mềm Quản lý văn bản và điều hành - TDOffice và Email điện tử) để thực hiện theo chỉ đạo của Hiệu trưởng; lưu công văn theo quy định.
- Quản lý việc in ấn các tài liệu phục vụ cho Nhà trường.
- Bảo quản, sử dụng con dấu và các công văn, giấy tờ theo đúng nguyên tắc bảo mật của Nhà nước và đúng quy định của trường ĐH VH,TT&DL Thanh Hoá.
3. Công tác đối nội, đối ngoại và lễ tân, khánh tiết:
- Đầu mối tổ chức các hoạt động kỷ niệm, sự kiện lớn của Nhà trường; phối hợp với các đơn vị trong trường tổ thực hiện công tác lễ nghi, khánh tiết cho các hoạt động lớn của Nhà trường
- Tiếp đón khách khi khách đến thăm và làm việc với Nhà trường, nắm rõ yêu cầu, nội dung làm việc của khách để báo cáo với lãnh đạo nhà trường; xây dựng chế độ tiếp khách và tiếp khách phù hợp với từng đối tượng
- Đấu mối trong việc tổ chức công tác hiếu, hỷ, lễ tân giao tiếp đối nội, đối ngoại của Nhà trường.
4. Công tác cơ sở vật chất:
- Xây dựng kế hoạch đầu tư xây dựng cơ bản, trình các cấp có thẩm quyền phê duyệt; chủ trì quản lý và tổ chức thực hiện kế hoạch xây dựng mới cơ sở vật chất.
- Tổ chức quản lý sử dụng nhà cửa, kho tàng, đất đai, hàng rào, các công trình công cộng và cơ sở vật chất khác trong phạm vi khuôn viên Trường.
- Xây dựng và tổ chức thực hiện kế hoạch sửa chữa các công trình và cơ sở vật chất kỹ thuật theo phê duyệt của Hiệu trưởng.
- Chủ trì, phối hợp tổ chức thực hiện quản lý giám sát thi công, giám sát chủđầu tư các công trình xây dựng từ các nguồn vốn xây dựng cơ bản và sửa chữa trong Trường.
- Phối hợp xây dựng kế hoạch và tổ chức mua sắm, cấp phát vật tư, thiết bị, tài sản, phương tiện và dụng cụ làm việc phục vụ cho công tác giảng dạy, học tập; phối hợp tổ chức thanh lý trang thiết bị, tài sản theo quy định.
- Phối hợp với các đơn vị liên quan lập kế hoạch bố trí và phục vụ công tác sử dụng phòng học, giảng đường, hội trường biểu diễn, nhà tập, sân giáo dục thể chất; đảm bảo cơ sở vật chất phục vụ các kỳ thi theo kế hoạch của Nhà trường.
- Quản lý sử dụng, bảo dưỡng, sửa chữa tài sản, máy móc trang thiết bịđược giao; thường trực ban phòng cháy chữa cháy, cứu nạn cứu hộ và phòng chống thiên tai của Trường.
- Quản lý thực hiện công tác y tế học đường, vệ sinh công cộng, chăm sóc cây xanh, cây cảnh trong khuôn viên Trường; quản lý, khai thác nguồn điện, nước đảm bảo phục vụ các hoạt động của Trường.
